Das Dokumenten
Management
System mit
Wiederfindungs-
garantie
Sie verbringen viel Zeit am Tag mit der Suche nach dem richtigen Dokument, Verschicken von Papieren an den Kollegen und vorbereiten oder sortieren für den Homeoffice Tag. All das kostet Zeit, Geld, Motivation und Nerven, die Sie anderweitig verwenden können. Unsere Software nimmt Ihnen die Arbeit ab, auf die niemand Lust hat. Die Möglichkeiten dieses Systems sind auf den ersten Blick nicht alle zu erfassen, daher schauen wir genauer hin.
Ihre Vorteile?
Effizient und Modular.
Die DOCBOX befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmensalltag spürbar.
Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumentenbasierten Prozesse.
Blitzschnell.
Die integrierte OCR-Software liest und identifiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden die Dokumente blitzschnell gefunden.
Revisionssicher.
Wie in den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.
Automatisiert.
Mit dem innovativen DOCBOX-Workflow
managen und automatisieren Sie dokumentenbasierte Arbeitsabläufe, ohne Aufwand und Programmierungen. 1:1 anpassbar auf jeden Geschäftsprozess. Vorgangsmonitoring und Eskalationsmanagement inklusive.
Wie läuft das mit uns?
Unter Dokumentenmanagement versteht man die datenbankgestützte Verwaltung und Organisation einer großen Anzahl an elektronischen Dokumenten.
Mithilfe des Dokumentenmanagements können mehrere Anwender zur gleichen Zeit auf einen zentralen Datenstamm zugreifen, wobei diese Anwender unterschiedlichste Anforderungen haben können. Ein fortschrittliches und effektives Dokumentenmanagement-System (DMS) ist heutzutage immens wichtig, wobei die Vorteile umso deutlicher sichtbar werden, je intensiver die entsprechende Software genutzt wird.
Dokumentenmanagement bietet vor allem wichtige Funktionen für die Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Diese Funktionen beinhalten:
- Ordnungsstrukturen sichtbar machen
- den Zugriff auf Dokumente in einem Netzwerk regeln
- aktuelle Versionierung elektronischer Dokumente sicherstellen, d.h. durch die Verwaltung der Versionen haben Sie immer die aktuelle Version zur Hand
- Metadaten verwalten
Nur eine klug durchdachte und intelligent strukturierte Dokumentenmanagement-Lösung stellt effizientes Arbeiten sicher. Heutzutage brauchen Sie mehr als eine normale Software zum Ablegen von Daten und Dokumenten. Denn mit der passenden Lösung zum Dokumentenmanagement können Sie beispielsweise verschiedenes Material und Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen zu einer vorteilhaften elektronischen Akte zusammenführen.
Die zuverlässige Steuerung erlaubt den Zugriff mit Hilfe der Vergabe von Berechtigungen oder Statusmerkmalen und die Auswertung von Attributen. Diese Funktionen ermöglichen anpassungsfähige und individuelle Sichtweisen auf einen identischen Datenstamm. Zusammenfassend können wichtige Dokumente schneller gefunden werden und dabei von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen werden. Außerdem bleiben sie dank der Verwaltung der unterschiedlichen Versionen in ihrer Entwicklung immer nachvollziehbar.
Wir sind ein unabhängiger Dienstleister für Dokumentenmanagement und erstellen für Sie ein individuelles und passendes Konzept zur Verwaltung Ihrer Dokumente.
- Ist-Analyse der jetzigen Dokumenteninfrastruktur
- Erarbeitung eines individuelles Konzeptes zur Verbesserung des Workflows
- Exakter und detaillierter zeitlicher Ablaufplan zur Installation und Inbetriebnahme
